皆さん、残業が多いことや周りより評価が低いことを悩んでおりませんか？
なぜあの人は毎日定時で帰っているのに評価されているのか？遅くまで残っている自分がなぜ評価されないのか？
もしかしたら、あなたの仕事の仕方が悪いだけかもしれません。悪いというのは無駄があるということです。
人間無意識に自分がしたいように仕事をしています。
周りで評価されている人は、今回紹介することを意識的に出来ている、もしくは無意識でも出来ている可能性が高いです。
元々できない人は意識を変えれば、仕事の進め方や周りの評価は変わります。
そんなすぐに仕事の進め方を変えるのに効果的な方法を紹介します。
タイムマネジメントスキルを伸ばす方法
- 思考を言語化すること
- 時間をクラスタリングすること
- 過剰品質に気づくこと
思考を言語化すること
言語化。何か大切な仕事に取り組む前や、少し難しいなと思った時に、必ず文字で書いてみたり、話し相手をつかまえて喋ってみたりする。言葉にしてみる、というアプローチです。
実践！タイムマネジメント研修
わかっているという状態に至るには、そこに至る過程で言葉を使って思考していなければならない。だから、わかっているところまでは必ず言葉にできるはずなんです。わかっているけど言葉にできないというのは、わかった気になっているだけで、実はわかっていない。
実践！タイムマネジメント研修
わかっているという状態は、自分が決める基準にしか過ぎないため、本当に理解出来ているかはわかりません。
わかっているという状態を定量的に評価するために「言語化」をすることで、他人に評価してもらい理解出来ているかを確認できます。
「言語化をしないと、私たちはついつい無意識のクセや習慣で仕事をしています。過去の経験や、最初の上司に教わったことなどがその原点になっていることも多いのですが、それが必ずしも最適とは限りません。
実践！タイムマネジメント研修
一度学んだことを体が覚えていて、無意識に実行することが多くあります。
実行する前には一度「言語化」をすることで、整理をしてムダなことをしないように心がけましょう。
時間をクラスタリングすること
クラスタリングとは、業務改善の世界で使われる文言で、欠片にするという意味です。
限られた空間や時間を、最大限有効に使うためには、少数の大きなかたまりを詰め込もうとするよりも、小さなかけらをたくさん詰める努力をした方が良い
実践！タイムマネジメント研修
人・物・時間のリソースを最大限有効活用するためには、どれもクラスタリングすることが有効です。
時間をクラスタリングすると聞くとピンと来ない方も多くいるかと思いますが、スキマ時間も利用しようと言うことです。
私たちは無意識に２、３０分の時間を軽視して無為に過ごしてしまう。そういう傾向があるんだ、ということを自覚して、その２、３０分を自覚的に使うことが、生産性を飛躍的に高めるということにつながります。クラスタリング……細かく資源とその用途をマッチングすること。それによって、スキマを最小化すること。時間の場合は、そのスキマの時間が埋まる以上の効果があるんだということ。
実践！タイムマネジメント研修
スキマ時間があると、人間生産性のない行動を取る人が多いです。
例えば、打ち合わせが終わりお昼前の30分くらいなら、何を食べようかと考えたり、メールを読み返したりすることは多くないですか？
クラスタリングを知っていると、その時間でも効率良く仕事ができることから、重要な業務を進められます。
ここで、細かい時間で仕事が本当に進むのかと疑問を抱く人も少なくないと思います。
これは実際に試してみるのが良い思います。スキマ時間で重要な仕事をやってみると、意外と終わってしまうことがほとんどだと思います。
後はとにかく実践して効果を確認してみてください。
過剰品質に気づくこと
クラスタリングをした時間を使って仕事を進めますが、仕事を早く終わらせるためには、仕事の品質も最適化する必要があります。
最適化出来ていない仕事は、過剰品質な仕事だと位置づけられます。
相手のために良かれと思って様々な工夫をするが、それらの工夫が相手の成果を高めるために役立たなければ、それは客観的には単なる無駄以外のなにものでもない。
実験！タイムマネジメント研修
目的を達成するために必要なことが、やるべきことです。または顧客や上司のニーズ、要望にきちんと応えることがやるべきことです。
実践！タイムマネジメント研修
相手が求めていないものはただの無駄です。
自分自身も振り返ると、PowerPointやExcelを見やすく綺麗に作ろうと思い、ここまで綺麗にしなくても良いと言われたことも多々あります。
作った経験自体は無駄ではないと思いますが、仕事を効率良く行う観点からすると無駄だなと感じます。
ここで、相手が求めていることを理解したと判断できる基準は何でしょうか。
どのくらいの情報でわかった気になればいいのか、ということを考える時に、１つの指標として再現可能という考え方があります。
実践！タイムマネジメント
相手が求めていることを再現可能な情報量を得たら、理解したと判断できます。
仕事で例えると、「資料を作ってくれ」と依頼された場合、どのアプリケーションで作るか、図や表は何を使うか、比較対象は何かと、とにかく資料のイメージが完全一致できるまで聞く必要があります。
私自身実践しているのは、ある程度聞いた情報で形にしてすぐ報告し、再修正する方法です。
今までは完璧な第一弾を持っていくのに時間がかかり、結局修正はすることになり時間の無駄だなと思ってました。
やり方を変えてからは、修正することにイライラすることもなくなり、トータル作業時間も短縮でき、有効な時間が増えたなと実感しています。
また、作業の無駄を削減する以外にも、今やっている仕事自体をやる必要があるかを精査する必要もあります。
必要性は刻一刻と変化していきますから、状況が変わったらその度に仕事の必要性を再チェックして、組み立て直す必要があります。
実践！タイムマネジメント
当たり前ですが、仕事をどれだけ短縮したとしても、仕事をやらないに勝るものはありません。
日本人はやる事の足し算は得意だけど、引き算は苦手です。
この事を認識した上で、今やっていることは誰のためにやっているんだ？と目的を見直し、どんどん無駄な仕事を減らしていきましょう。
まとめ
仕事を効率的に進めるためには、以下のことを意識しておこなってくた
- 思考を言語化すること
- 時間をクラスタリングすること
- 過剰品質に気づくこと
参考にした本
タイトル
実践！タイムマネジメント研修
著者
坂本健
本の目次
- 第1章 成果を生み出す人と、そうでない人の違い
- 第2章 体験実習 使える時間を増やす
- 第3章 経営資源を効果的に活用するための原理原則
- 第4章 質疑応答 現実的な時間の使い方
- 第5章 気づかずに見失っている時間の使い方
- 第6章 目に見えない大きなムダに気づく
- 第7章 効率的に成果をあげる仕事の組み立て方
- 第8章 必要とは何か？
- 第9章 一番初めの目的とは？
- 終章 研修のまとめ
概要
限られた時間の中で、いかに成果をあげることができるか？
現場で実際に成果をあげている人たちに共通する仕事術！
実際に様々な企業で実施され、好評を得た同名の研修内容をそのまま書籍化。